Herrenberg (ots) –
Im Zollbereich hängt geschäftskritisches Wissen häufig an einzelnen Fachkräften, ohne ausreichend im Unternehmen selbst verankert zu sein. Warum daraus ein erhebliches Unternehmensrisiko entstehen kann und wie sich kritisches Zollwissen dauerhaft absichern lässt, erfahren Sie hier.
Eine erfahrene Fachkraft kennt die Abläufe, behält Fristen im Blick, kümmert sich um Behördenvorgänge, findet jeden Nachweis und beantwortet intern zuverlässig alle Fragen. Für Geschäftsführung und Kollegen entsteht dadurch schnell der Eindruck: Der Zollbereich läuft. Doch diese Sicherheit kann trügen. Kündigt die betreffende Person, fällt sie länger aus oder wechselt intern, fehlt plötzlich weit mehr als zusätzliche Arbeitskraft. Auf einmal weiß niemand genau, welche Verfahren noch offen sind, welche Rückfragen beantwortet werden müssen oder welche Kontrollen regelmäßig stattfinden. Hinzu kommen individuelle Dateien, persönliche E-Mail-Postfächer und Ablagen, deren Logik außer dem bisherigen Verantwortlichen kaum jemand kennt. Was zuvor wie eine eingespielte Routine aussah, entpuppt sich als gefährliche Abhängigkeit. „Fällt mit einer einzigen Person gleichzeitig die Kontrolle über Fristen, Behördenverfahren und zentrale Zollaufgaben weg, hat das Unternehmen kein Personalproblem mehr, sondern ein Organisations- und Compliance-Risiko“, warnt Janine Lampprecht, Geschäftsführerin der Grenzlotsen GmbH.
„Zollwissen darf daher nicht an einer einzelnen Person hängen. Unternehmen müssen ihre Abläufe so organisieren, dass sie auch bei einem Ausfall jederzeit handlungsfähig bleiben“, so Janine Lampprecht weiter. Mit der Grenzlotsen GmbH beschäftigt sie sich mit der Analyse, Absicherung und Weiterentwicklung von Zoll- und Außenwirtschaftsabläufen. Dabei beobachtet sie regelmäßig, dass entsprechende Bereiche personenzentriert statt systemisch organisiert sind. Gemeinsam mit ihrem Team unterstützt sie Unternehmen deshalb dabei, Wissen aus einzelnen Köpfen in nachvollziehbare Prozesse, Systeme und Dokumentationen zu übertragen. Die Verantwortung dafür sieht die Expertin allerdings nicht allein bei den Zollbeauftragten. Auch Geschäftsführung und Vorstand müssen dafür sorgen, dass Zuständigkeiten transparent, offene Vorgänge sichtbar und Vertretungen möglich sind. Denn erst wenn Zollwissen unabhängig von einzelnen Personen verfügbar bleibt, wird aus einer funktionierenden Fachkraft auch eine belastbare Organisation.
Was verloren geht, wenn Zollwissen an einer Person hängt
Wie problematisch personengebundenes Zollwissen werden kann, zeigt sich häufig erst bei einem Wechsel. Selbst wenn die Kündigung einer zentralen Zollfachkraft Monate im Voraus bekannt ist, wird die Nachfolge mitunter erst spät organisiert. Für eine strukturierte Übergabe bleibt dann wenig Zeit. Ein neuer Mitarbeiter übernimmt zwar die Position, nicht automatisch aber das über Jahre aufgebaute Wissen seines Vorgängers. Mitunter stellt sich erst im weiteren Verlauf heraus, welche Behördenverfahren noch laufen, welche Rückfragen offen sind oder welche Fristen beachtet werden müssen. Liegen wichtige Informationen zusätzlich in persönlichen Ordnern oder E-Mail-Postfächern, wird es für die Nachfolge umso schwieriger, bestehende Vorgänge vollständig nachzuvollziehen.
Besonders folgenreich sind solche Wissenslücken, weil zahlreiche Zollaufgaben kontinuierlich überwacht und nach einheitlichen Kriterien bearbeitet werden müssen. Bewilligungen etwa müssen nicht nur beantragt, sondern auch ordnungsgemäß genutzt, überwacht und gepflegt werden. Bei der Tarifierung wiederum können Zolltarifnummern Einfluss auf Zollsätze, Verbote, Beschränkungen und mögliche Genehmigungspflichten haben. Ähnliches gilt für Ursprung und Präferenzen, Produktprüfungen in der Exportkontrolle, Sanktionslistenprüfungen sowie regelmäßige Stichproben und das Monitoring rechtlicher Änderungen. Sind die jeweiligen Vorgehensweisen, Entscheidungen und Prüfroutinen nicht nachvollziehbar dokumentiert, fehlt einer Vertretung oder Nachfolge die notwendige Grundlage, um diese Aufgaben nahtlos fortzuführen. Aus dem Verlust von Erfahrungswissen kann so schnell ein Compliance- und Organisationsrisiko für das gesamte Unternehmen werden.
Zollorganisation ist eine Führungsaufgabe
Personengebundenes Zollwissen liegt allerdings nicht allein in der Zuständigkeit der verantwortlichen Fachkraft. Auch die Führungsebene trägt Verantwortung dafür, dass zentrale Abläufe nicht dauerhaft von einer einzelnen Person abhängig bleiben. „Geschäftsführung und Vorstand müssen zwar keine zollrechtlichen Detailfragen selbst beantworten können, sollten aber sicherstellen, dass der Bereich auch bei Urlaub, Krankheit oder einem Personalwechsel verlässlich weitergeführt werden kann“, erklärt Janine Lampprecht.
Dafür braucht es vor allem klare organisatorische Vorgaben. Verantwortlichkeiten müssen eindeutig verteilt, Vertretungen geregelt und relevante Informationen so verfügbar sein, dass andere qualifizierte Mitarbeiter bei Bedarf übernehmen können. Ebenso wichtig ist es, solche Strukturen regelmäßig zu hinterfragen: Wo bestehen noch Abhängigkeiten? Welche Aufgaben können derzeit nur von einer Person ausgeführt werden? Und wäre eine Vertretung tatsächlich in der Lage, kurzfristig zu übernehmen? Aufgabe der Führung ist es damit vor allem, rechtzeitig die Voraussetzungen für einen Zollbereich zu schaffen, der nicht mit der Verfügbarkeit einzelner Mitarbeiter steht und fällt.
So wird Zollwissen dauerhaft im Unternehmen verankert
Damit wichtiges Zollwissen nicht verloren geht, müssen relevante Daten und Vorgänge zunächst an zentralen Stellen erfasst werden. Dafür bietet sich beispielsweise das ERP-System an. Dort können Zolltarifnummern, Ursprungsangaben sowie wichtige Informationen zu Lieferanten, Kunden, Importen, Exporten und Bewilligungen hinterlegt werden. Für einzelne Aufgaben können ergänzende Anwendungen sinnvoll sein, etwa für die Sanktionslistenprüfung. Entscheidend ist, dass wichtige Informationen nicht über persönliche Dateien und verschiedene Ablagen verteilt sind, sondern zuverlässig gefunden und nachvollzogen werden können.
Genauso wichtig ist die Dokumentation der täglichen Abläufe. Behördliche Verfahren, Prüfunterlagen, Nachweise und interne Vorgaben sollten einheitlich digital abgelegt werden. Wissensplattformen wie Intranet, OneNote, Confluence oder Notion können zusätzlich dabei helfen, einzelne Arbeitsschritte und Besonderheiten festzuhalten. Dabei sollte für andere Mitarbeiter schnell ersichtlich sein, was zu tun ist, wo die benötigten Informationen liegen, welche Fristen gelten und welche Schritte als Nächstes anstehen. „Die beste Dokumentation hilft wenig, wenn im Vertretungsfall niemand weiß, wo ein Vorgang steht oder was als Nächstes getan werden muss“, erklärt Janine Lampprecht. Gerade offene Behördenverfahren und Rückfragen sollten deshalb jederzeit nachvollziehbar sein. Regelmäßige unabhängige oder externe Prüfungen können zusätzlich helfen, Lücken in der Dokumentation frühzeitig aufzudecken.
Ob das in der Praxis funktioniert, lässt sich mit einem einfachen Test feststellen: Eine qualifizierte neue Fachkraft sollte sich mithilfe der vorhandenen Systeme und Dokumentationen innerhalb von vier Wochen in die wichtigsten Aufgaben einarbeiten und diese übernehmen können. Ist das nicht möglich, fehlen entweder wichtige Informationen oder die bestehenden Abläufe sind noch nicht ausreichend dokumentiert. Damit erhalten Unternehmen einen konkreten Maßstab dafür, ob ihr Zollwissen tatsächlich dauerhaft gesichert ist.
Zollwissen muss das Unternehmen überdauern
Eine erfahrene Zollfachkraft ist für Unternehmen wertvoll – und damit auch das Wissen, das sie über Jahre aufbaut. Dieses Wissen systematisch zu sichern, bedeutet nicht, Mitarbeiter austauschbar zu machen. Vielmehr geht es darum, ihre Erfahrung so festzuhalten, dass Kollegen darauf zurückgreifen und zentrale Aufgaben auch bei personellen Veränderungen zuverlässig weitergeführt werden können. So bleibt das Unternehmen handlungsfähig, ohne dauerhaft von einzelnen Wissensträgern abhängig zu sein.
Genau dabei unterstützen Janine Lampprecht und ihr Team der Grenzlotsen GmbH Unternehmen: Sie helfen, personengebundene Strukturen zu erkennen und Zoll- und Außenwirtschaftswissen so in Prozessen und Systemen zu verankern, dass es langfristig erhalten bleibt. „Eine gute Zollorganisation erkennt man letztlich daran, dass Wissen im Unternehmen bleibt – unabhängig davon, wer eine bestimmte Position gerade besetzt“, fasst Janine Lampprecht zusammen.
Sie möchten prüfen, wie stark Ihre Zollprozesse noch vom Wissen einzelner Mitarbeiter abhängen und wie sich kritisches Fachwissen dauerhaft im Unternehmen sichern lässt? Dann melden Sie sich jetzt bei Janine Lampprecht von der Grenzlotsen GmbH (https://www.grenzlotsen.de) und vereinbaren Sie einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch!
Pressekontakt:
Grenzlotsen GmbH
E-Mail: [email protected]
Web: https://www.grenzlotsen.de
Original-Content von: Grenzlotsen GmbH, übermittelt durch news aktuell
Quelle: ots
