Herford (ots) –
Für viele Handwerksbetriebe ist jeder Montag mit viel Frust verbunden. Schuld daran sind fehlende Werkzeuge, Unordnung am Lagerplatz und falsch gelieferte Materialien. Das bedeutet für die Mitarbeiter, dass sie zuerst einmal wertvolle Arbeitszeit mit dem Ordnen, Strukturieren und Sortieren verbringen müssen – Zeit, die am Ende des Tages oft fehlt und für die die Geschäftsführung letztlich zahlen muss. Denn solche unproduktiven Zeiten sind teures Lehrgeld: Schon zwei verlorene Stunden pro Woche und Monteur summieren sich bei fünfzehn Mitarbeitern auf rund 37.500 Euro pro Jahr – bei vierzig Monteuren sind es schnell 100.000 Euro.
Handwerksunternehmen, die ihre Werkzeuge und Materialien strukturiert parat haben, beweisen demnach nicht nur einen besseren Sinn für Ordnung, sondern profitieren auch finanziell. Im folgenden Beitrag wird daher erläutert, wie Handwerker mit digitalen Tools, klaren Abläufen und definierten Strukturen dem Chaos auf der Baustelle den Kampf ansagen können.
Mit Digitalisierung zu transparenten Abläufen
In vielen Handwerksbetrieben ist den Mitarbeitern am Montagmorgen nicht klar, was zu tun ist. Deshalb fragen sie zunächst ihren Vorgesetzten – wodurch wertvolle Zeit verloren geht. Abhilfe können digitale Tools schaffen, in denen die aktuellen Aufgaben und Projekte integriert und für alle Mitarbeiter ersichtlich sind.
Doch das dafür notwendige Maß an Digitalisierung ist häufig noch nicht erreicht. Der Grund liegt oftmals in fehlender Bereitschaft, alte Gewohnheiten aufzugeben. Dabei können mittlerweile die meisten Projekte mit passenden Anwendungen digital abgebildet werden, wodurch die Verteilung der Arbeiten transparenter wird. Unterm Strich sparen sich Betriebe allein durch die effizienteren Arbeitszuweisungen mehrere tausend Euro pro Jahr.
Rechnet man mit einem durchschnittlichen Stundensatz von etwa 25 Euro netto pro Monteur – unabhängig davon, ob es sich um einen Azubi, Gesellen oder Meister handelt –, ergibt sich daraus eine wöchentliche Einsparung von 750 Euro. Hochgerechnet auf ein Jahr mit etwa fünfzig Arbeitswochen entspricht das einer Ersparnis von 37.500 Euro. Betrachtet man ein größeres Team von vierzig Monteuren, spart man wöchentlich 80 Stunden, was 2.000 Euro pro Woche oder 100.000 Euro jährlich entspricht. Diese Berechnung dient der Veranschaulichung und basiert auf vereinfachten Annahmen, wobei Nebenkosten oder unterschiedliche Stundensätze nicht berücksichtigt wurden.
Zeit sparen durch Systematisierung und Standardisierung
Darüber hinaus lassen sich weitere Einsparungen durch sorgfältigere Planungen erzielen. Gerade kleinere Handwerksbetriebe unterschätzen oftmals das Potenzial der Planungsphase – je besser die Werkzeug- und Materialverteilung sowie die Baustoffbeschaffung jedoch organisiert werden, desto weniger Leerlaufzeiten entstehen später auf der Baustelle.
Für noch mehr Struktur sorgen Systematisierungs- und Standardisierungsprozesse. Dies beginnt bereits bei der Angebotserstellung. Erfolgt diese standardisiert, kann sie automatisch in eine Checkliste überführt werden, die die Einteilung der verschiedenen Ressourcen – sowohl auf das Material als auch auf die Mitarbeiter bezogen – auf der Grundlage eines festgelegten Starttermins vornimmt. Auch das Informieren der jeweiligen Abteilungen erfolgt standardisiert durch entsprechende vordefinierte Prozesse und den dazu passenden Tools, wodurch Missverständnisse und Informationslücken innerhalb des Betriebs vermieden werden.
Je stärker die Prozesse standardisiert und systematisiert sind, desto eher entsteht ein Fließband-Effekt, der nicht nur die Abläufe im Büro und Projektmanagement effizienter macht, sondern auch Automatisierungen und den Einsatz von KI ermöglicht. Routine- und wiederkehrende Aufgaben können so dauerhaft, rund um die Uhr und mit gleichbleibend günstigen Kosten übernommen werden – 365 Tage im Jahr, 24 Stunden am Tag. Dadurch bleibt den Mitarbeitern mehr produktive Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Bessere Organisation durch ein effizientes Ressourcenmanagement
Jeder Handwerker braucht für seine Aufgaben das passende Werkzeug und das passende Material. Das bedeutet: Je effizienter diese Ressourcen verwaltet werden, desto effizienter können die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen. Damit es zu keinen Engpässen kommt, sollten die Ressourcen zentral gesteuert werden. Ein Beispiel ist der Digitale Handwerkerschreibtisch (DHS), der speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wird. In diesem System werden Ressourcenverwaltung, Mitarbeiterzuweisungen und Projektpläne übersichtlich dargestellt. Zusätzlich gibt es Chatfunktionen, um eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation im Projektmanagement zu gewährleisten.
Mithilfe eines solchen Digitalen Werkbank-Systems speziell für Handwerksbetriebe kann das Projektmanagement stets rechtzeitig Materialbestellungen tätigen und Checklisten aktuell halten. Die umständliche und zeitintensive Suche nach den aktuellen Aufgaben und dafür benötigten Ressourcen gehört damit der Vergangenheit an.
Fazit
Organisierte Handwerksbetriebe erkennt man an klar definierten Strukturen, die die Prozessketten innerhalb des Unternehmens optimal unterstützen. Dafür setzen diese Betriebe auf digitale Tools, die auf ihre jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. Ein Großteil der Aufgaben im Betrieb kann dabei mithilfe von Automatisierung und Softwareanwendungen gelöst werden. Das spart langfristig viel Zeit – und damit auch Geld.
Über Matthias Niehaus:
Matthias Niehaus ist Gründer und Geschäftsführer der Matthias Niehaus GmbH, die sich auf praxisnahe Digitalisierungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert hat. Mit seiner eigenen Erfahrung als Handwerksunternehmer hilft er Betrieben, ihre Prozesse zu automatisieren – von der schnelleren Angebotserstellung über einfache Projektverwaltung bis zur automatisierten Buchhaltung. Statt Theorie bietet er funktionierende Systeme, die Betriebe entlasten, das Wachstum fördern und Freiräume schaffen. So unterstützt er Handwerker dabei, echte Unternehmer zu werden. Mehr Informationen unter: https://matthias-niehaus.de/
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Matthias Niehaus GmbH
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