Mülheim an der Ruhr (ots) –
KI und Automatisierung versprechen gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen spürbare Entlastung. Doch was passiert, wenn Daten noch über Tabellen, E-Mails und verschiedene Programme verstreut sind und Abläufe keiner klaren Struktur folgen? Worauf Unternehmen achten sollten, bevor sie KI und Automatisierung sinnvoll einsetzen können, erfahren Sie hier.
KI ist längst im Mittelstand angekommen – zumindest gedanklich. Geschäftsführer beschäftigen sich mit neuen Möglichkeiten, Mitarbeiter testen eigenständig Tools und erste Automatisierungen entstehen. Die erhoffte Entlastung bleibt jedoch häufig aus. Denn während an einzelnen Stellen neue Technik eingesetzt wird, hat sich an den zugrunde liegenden Abläufen wenig geändert. Informationen liegen weiterhin in verschiedenen Tabellen, Postfächern oder persönlichen Notizen, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt und manche Prozesse sind über Jahre gewachsen, ohne je grundlegend hinterfragt worden zu sein. So entsteht schnell eine Schieflage: Statt zunächst ein organisatorisches Problem zu lösen, soll eine technische Anwendung die vorhandenen Schwächen ausgleichen. „Wer einen schlechten oder ungeklärten Prozess automatisiert, beseitigt das Problem nicht, sondern sorgt im schlimmsten Fall dafür, dass es schneller durch das Unternehmen läuft“, warnt Marc Wehning.
„Die erste Frage sollte deshalb nicht lauten: Wo können wir KI einsetzen? Sondern: Welche wiederkehrende Tätigkeit kostet unsere Mitarbeiter jeden Tag unnötig Zeit?“, so Marc Wehning weiter. Für ihn beginnt eine sinnvolle Automatisierung damit nicht bei einem bestimmten Tool, sondern im betrieblichen Alltag. Diese Sichtweise beruht auch auf seiner eigenen unternehmerischen Erfahrung: Rund 20 Jahre lang führte der Diplom-Informatiker (FH) ein E-Commerce-Unternehmen mit etwa 50 Mitarbeitern und rund 40 Millionen Euro Umsatz. Die Herausforderungen wachsender Betriebe kennt er damit sowohl aus technischer Sicht als auch aus der Perspektive als Geschäftsführer. 2025 absolvierte er zudem ein Aufbaustudium zum Thema künstliche Intelligenz am Massachusetts Institute of Technology (MIT) in Boston. Daneben ist er Lehrbeauftragter an der FOM Hochschule. Heute unterstützt Marc Wehning mit wehning.com vor allem kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Prozesse zu verbessern und geeignete wiederkehrende Tätigkeiten zu automatisieren. Dabei steht zunächst nicht die technische Lösung im Vordergrund, sondern die Frage, an welcher Stelle im Unternehmen überhaupt sinnvoll angesetzt werden kann.
Der beste Startpunkt liegt oft im täglichen Kleinkram
Wer nach einem geeigneten Automatisierungsprojekt sucht, muss nicht zwangsläufig den komplexesten Prozess im Unternehmen untersuchen. Oft lohnt sich der Blick auf unscheinbare Tätigkeiten, die sich Tag für Tag wiederholen: Informationen prüfen, Daten übertragen, Dokumente zuordnen oder Vorgänge an die nächste zuständige Stelle weiterleiten. Ein einzelner Arbeitsschritt mag kaum ins Gewicht fallen. Wird er jedoch hundert- oder tausendfach ausgeführt, summiert sich selbst eine kleine Zeitersparnis. Genau deshalb zählt für Marc Wehning nicht der spektakulärste Anwendungsfall, sondern die Häufigkeit eines vermeidbaren Aufwands.
Diese Sichtweise begleitet ihn bereits seit seiner frühen beruflichen Laufbahn. Bei der Untersuchung von Kommissionierungsprozessen zeigte sich beispielsweise, dass schon eine eingesparte Sekunde pro Vorgang wirtschaftlich relevant werden kann, wenn derselbe Schritt täglich tausendfach erfolgt. „Gerade bei häufig wiederkehrenden Tätigkeiten lohnt es sich, sehr genau hinzusehen. Was bei einem einzelnen Vorgang kaum auffällt, kann über Wochen und Monate erhebliche Arbeitszeit binden“, erklärt Marc Wehning. Für Unternehmen bedeutet das, auch vermeintlich kleine Routinen ernst zu nehmen: Werden qualifizierte Mitarbeiter regelmäßig mit einfachen, standardisierbaren Aufgaben gebunden, kann genau dort ein wirtschaftlich sinnvoller Ansatzpunkt für Automatisierung liegen.
Gute Automatisierung braucht eine verlässliche Grundlage
Ist ein möglicher Engpass gefunden, folgt die nächste Prüfung: Wie funktioniert der Ablauf aktuell, welche Informationen werden dafür benötigt und welches konkrete Ergebnis soll am Ende entstehen? Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich beurteilen, ob sich der Prozess zuverlässig automatisieren lässt. Eine entscheidende Rolle spielt dabei die Qualität der vorhandenen Daten. Nicht ihre Menge ist ausschlaggebend, sondern ob sie vollständig, verlässlich und einheitlich gepflegt sind. „Künstliche Intelligenz macht schlechte Daten nicht besser. Sie kann vorhandene Fehler, Lücken und Widersprüche lediglich schneller und in größerem Umfang verarbeiten“, betont Marc Wehning.
Wie wichtig diese Grundlage ist, zeigt sich beispielsweise bei Kundendaten. Liegen relevante Informationen gleichzeitig in Tabellen, E-Mail-Postfächern und persönlichen Ablagen einzelner Mitarbeiter, fehlt eine verlässliche Datenbasis für weiterführende Anwendungen. In einem solchen Fall kann es sinnvoller sein, zunächst ein Customer-Relationship-Management-System einzuführen, das kundenbezogene Informationen zentral zusammenführt. Der sinnvolle nächste Schritt muss also nicht zwangsläufig eine KI-Anwendung sein. Mitunter besteht er zunächst darin, Daten und Prozesse so zu ordnen, dass eine spätere Automatisierung überhaupt zuverlässig darauf aufbauen kann.
Marc Wehning setzt bei den tatsächlichen Engpässen an
Welche Maßnahme für einen Betrieb tatsächlich sinnvoll ist, klärt Marc Wehning deshalb zunächst direkt mit dem Unternehmen. In einem zwei- bis dreistündigen Workshop betrachtet er die bestehenden Abläufe, identifiziert Engpässe und untersucht, an welchen Stellen wiederkehrende Tätigkeiten unnötig Arbeitszeit binden. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele potenzielle KI-Anwendungen zu finden, sondern die Bereiche herauszuarbeiten, bei denen eine Veränderung einen konkreten betrieblichen Nutzen verspricht. Auf dieser Grundlage lässt sich anschließend entscheiden, welcher Prozess zuerst angegangen werden sollte und welcher Aufwand dafür wirtschaftlich sinnvoll ist.
Das Ergebnis muss dabei nicht automatisch ein Automatisierungsprojekt sein. Zeigt die Analyse beispielsweise, dass zunächst Informationen zentralisiert, Zuständigkeiten geklärt oder ein Ablauf eindeutiger definiert werden muss, setzt der nächste Schritt genau dort an. „Für mich ist ein Workshop nicht dann erfolgreich, wenn wir am Ende möglichst viele Einsatzmöglichkeiten für KI gefunden haben. Entscheidend ist, dass klar wird, welcher nächste Schritt dem Unternehmen tatsächlich weiterhilft“, erklärt Marc Wehning. So steht am Anfang keine vorgefertigte technische Lösung, sondern eine konkrete Priorität, an der das Unternehmen weiterarbeiten kann.
Mit einem klar abgegrenzten Prozess zum ersten Ergebnis
Sind Prozesse und Daten ausreichend geordnet, muss der Einstieg nicht zum monatelangen IT-Großprojekt werden. Marc Wehning empfiehlt vielmehr, zunächst einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf zu automatisieren, dessen Nutzen sich im Arbeitsalltag unmittelbar überprüfen lässt. Ein Beispiel dafür ist die Belegsteuerung in der Buchhaltung: Werden Dokumente bislang manuell erfasst, zugeordnet und an die richtige Stelle weitergeleitet, kann genau dieser wiederkehrende Ablauf automatisiert werden. Sind die notwendigen Daten und Systeme bereits vorhanden, lässt sich eine solche Anwendung innerhalb von etwa drei bis vier Wochen nach der Beauftragung umsetzen.
Ein überschaubares erstes Projekt hat dabei einen weiteren Vorteil: Das Unternehmen sammelt praktische Erfahrungen, ohne direkt zahlreiche Prozesse und Systeme miteinander zu verknüpfen. „Beim ersten Projekt geht es auch darum, Vertrauen in die Automatisierung aufzubauen. Die Verantwortlichen müssen sehen, dass der Prozess zuverlässig läuft und im Alltag tatsächlich Arbeit abnimmt“, erklärt Marc Wehning. Bewährt sich die Lösung im laufenden Betrieb, entsteht damit zugleich eine Grundlage für weitere Schritte. Statt von Beginn an möglichst viele Abläufe zu automatisieren, kann das Unternehmen anschließend gezielt entscheiden, bei welchen wiederkehrenden Tätigkeiten sich ein ähnlicher Ansatz ebenfalls lohnt.
Automatisierung braucht auch nach der Einführung Aufmerksamkeit
Mit der technischen Einrichtung ist die Arbeit allerdings noch nicht beendet. Ein automatisierter Prozess muss so gestaltet sein, dass Verantwortliche erkennen können, ob er ordnungsgemäß läuft und an welcher Stelle eine Störung aufgetreten ist. Das wird besonders wichtig, wenn mehrere Programme oder Schnittstellen zusammenspielen. Updates können technische Funktionen verändern und Anpassungen erforderlich machen. Eine Lösung, die heute zuverlässig arbeitet, muss deshalb auch langfristig kontrollierbar und wartbar bleiben.
Hinzu kommen Datenschutz und Compliance. Welche Anforderungen gelten, hängt unter anderem von den verarbeiteten Daten, eingesetzten Systemen und jeweiligen Anbietern ab und muss bei Bedarf von geeigneten Fachleuten individuell geprüft werden. „Unternehmen sollten sich deshalb schon bei der Planung fragen, wie sie später erkennen, wenn ein automatisierter Prozess nicht mehr so funktioniert wie vorgesehen. Sonst fällt ein Fehler möglicherweise erst auf, wenn er bereits zahlreiche Vorgänge betrifft“, erklärt Marc Wehning. Für ihn gehört die langfristige Beherrschbarkeit deshalb von Beginn an zu einer sinnvollen Umsetzung. So soll aus der technischen Entlastung kein neuer Prozess entstehen, dessen Funktionsweise im Unternehmen irgendwann niemand mehr zuverlässig überblickt.
Für Marc Wehning zählt der Nutzen, nicht die Technologie
Ob künstliche Intelligenz oder Automatisierung für ein Unternehmen sinnvoll ist, entscheidet sich nicht daran, wie fortschrittlich eine Lösung wirkt. Maßgeblich ist, ob sie ein konkretes betriebliches Problem löst und qualifizierten Mitarbeitern dauerhaft Arbeit abnimmt. Gerade im Mittelstand können dabei unscheinbare Verbesserungen einen größeren wirtschaftlichen Effekt haben als umfangreiche KI-Projekte. Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele neue Technologien einzuführen, sondern an den Stellen anzusetzen, an denen im Arbeitsalltag tatsächlich unnötiger Aufwand entsteht.
Diesen pragmatischen Ansatz verbindet Marc Wehning mit seiner Erfahrung als langjähriger Geschäftsführer und Diplom-Informatiker (FH). Mit wehning.com möchte er Unternehmen dabei unterstützen, technische Möglichkeiten nicht zum Selbstzweck werden zu lassen, sondern dort einzusetzen, wo ein nachvollziehbarer betrieblicher Nutzen entsteht. „Eine gute Automatisierung muss niemanden beeindrucken. Sie muss jeden Tag zuverlässig funktionieren und den Mitarbeitern Arbeit abnehmen“, fasst Marc Wehning zusammen.
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Quelle: ots
